Privacy Policy
Last updated: April 2026
🇩🇪 Eine deutsche Übersetzung finden Sie weiter unten auf dieser Seite. / A German translation is provided below.
We, Wildwood Escape, take the protection of your personal data very seriously. This Privacy Policy explains what personal data we collect when you use our website or book our cabin in Levi, Finland, why we process it, and what rights you have under the EU General Data Protection Regulation (GDPR) and applicable Finnish data protection law.
1. Controller
The controller responsible for data processing is:
Wildwood Escape (Hannes JPGRT)
Kalliorakka 4 as 1
99130 Sirkka, Finland
Email: dsgvo@wildwood-escape.com
Booking enquiries: booking@wildwood-escape.com
We do not have a designated Data Protection Officer. For all data-protection matters, please contact us at the email address above.
2. Scope
This Privacy Policy applies to personal data processed when you visit our website, submit a booking request, communicate with us, stay at our cabin, or use related services. It does not apply to third-party websites or services linked from our site.
3. Categories of Data, Purposes & Legal Bases
We process personal data only where we have a legal basis under Art. 6 GDPR:
3.1 Booking enquiries & rental contract
- Data: name, email address, phone number (if provided), travel dates, number of guests/pets, messages, booking and payment details.
- Purpose: handling enquiries, preparing offers, concluding and performing the rental contract, invoicing, customer communication.
- Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR (contract / pre-contractual steps) and Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in efficient booking administration).
3.2 Identity verification (first-time guests only, where requested)
- Data: copy of a valid photo ID (passport, national ID card, or driver’s licence) of the main renter.
- Purpose: verifying the identity of the contracting party before handing over access to the property.
- Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in protecting the property and preventing misuse). Where required, we may also rely on Art. 6(1)(b) GDPR.
3.3 Access codes & stay-related communication
- Data: contact details and, if you choose WhatsApp, your phone number and message content.
- Purpose: sending check-in information, access codes, and practical information before and during your stay.
- Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR (performance of the rental contract).
3.4 Outdoor video surveillance
- Data: video recordings of exterior areas only (entrance, parking, immediate surroundings). Interior areas are not monitored.
- Purpose: protecting the property, guests, and neighbours; documenting incidents such as damage or theft.
- Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in property security). Signage is displayed on site.
3.5 Website analytics
- Data: usage data such as pages visited, approximate location (country/region), device/browser information, referrer, and an anonymised or pseudonymised online identifier generated by cookies or similar technologies.
- Service provider: Google Analytics (Google Ireland Limited / Google LLC, USA).
- Purpose: understanding how our website is used so we can improve content and usability.
- Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in website analysis). You may object to this processing at any time (see Section 8).
3.6 Legal obligations & enforcement of claims
- Data: booking, payment, communication, and incident-related data as necessary.
- Purpose: complying with legal obligations (e.g. tax/accounting) and asserting or defending legal claims (e.g. damages, deposit deductions).
- Legal basis: Art. 6(1)(c) GDPR (legal obligation) and Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest).
4. Recipients & Processors
We share personal data only where necessary:
- Email & hosting providers – for operating our website and email communication.
- WhatsApp / Meta Platforms Ireland Ltd. – only if you choose to receive access codes or messages via WhatsApp. Meta may process data in countries outside the EU/EEA.
- Google Analytics (Google) – for website usage analysis. Google may process data in the USA under applicable transfer safeguards.
- Banks / payment service providers – for processing payments (we receive payment confirmations; we do not store full card details on our systems).
- Cleaning or maintenance partners – only where necessary for preparing the cabin or resolving an issue during your stay (limited to what is required).
- Public authorities – where we are legally obliged to disclose data.
We do not sell your personal data. Processors act on our instructions and are bound by data-processing agreements where required by law.
5. Transfers to Countries Outside the EU/EEA
Some recipients (in particular Google and Meta/WhatsApp) may process data in the United States or other countries outside the EU/EEA. Where required, such transfers are based on appropriate safeguards under GDPR Chapter V, such as the EU Standard Contractual Clauses and/or the EU–US Data Privacy Framework, where applicable.
You may request further information on the safeguards used for international transfers by contacting us at dsgvo@wildwood-escape.com.
6. Retention Periods
We store personal data only as long as necessary for the respective purpose:
- Booking & contract data: for the duration of the contractual relationship and thereafter up to 6 years, unless longer retention is required by Finnish tax or accounting law.
- ID copies: deleted within 30 days after check-out, unless needed to document a specific incident.
- Video recordings: automatically deleted 48 hours after check-out, unless needed to document or pursue a specific incident (damage, theft, dispute).
- Analytics data: retained by Google according to its own settings; we use standard retention periods configured in Google Analytics.
- Claims & disputes: data may be retained longer where necessary to establish, exercise, or defend legal claims.
After the relevant period expires, data is deleted or anonymised unless statutory retention obligations apply.
7. Cookies & Similar Technologies
Our website uses cookies and similar technologies. Essential cookies are required for basic website functionality. Analytics cookies are set by Google Analytics to measure website usage (see Section 3.5).
You can prevent or restrict cookies via your browser settings. You can also opt out of Google Analytics using Google’s browser add-on: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout. Please note that disabling cookies may limit certain website functions.
8. Your Rights
Under the GDPR, you have the following rights in relation to your personal data:
- Right of access (Art. 15 GDPR)
- Right to rectification (Art. 16 GDPR)
- Right to erasure (Art. 17 GDPR)
- Right to restriction of processing (Art. 18 GDPR)
- Right to data portability (Art. 20 GDPR)
- Right to object to processing based on legitimate interests (Art. 21 GDPR), including profiling and direct marketing where applicable
- Right to withdraw consent at any time, where processing is based on consent, without affecting the lawfulness of processing before withdrawal
To exercise your rights, contact us at dsgvo@wildwood-escape.com. We will respond within one month, unless an extension is permitted by law.
You also have the right to lodge a complaint with a supervisory authority, in particular in the EU member state of your habitual residence, place of work, or place of the alleged infringement. In Finland, the competent authority is:
Office of the Data Protection Ombudsman (Tietosuojavaltuutetun toimisto)
Website: tietosuoja.fi
9. Obligation to Provide Data
You are not legally obliged to provide personal data. However, if you do not provide the data required for a booking or stay (e.g. contact details, requested ID copy), we may be unable to process your enquiry, confirm your booking, or grant access to the cabin.
10. Automated Decision-Making
We do not use automated decision-making or profiling that produces legal effects or similarly significantly affects you.
11. Security
We implement appropriate technical and organisational measures to protect your personal data against unauthorised access, loss, or misuse, in line with the nature of the data and the risks involved.
12. Changes to This Privacy Policy
We may update this Privacy Policy from time to time. The version published on our website at the time of your booking or visit applies. Material changes will be communicated where appropriate.
13. Contact
For any questions about this Privacy Policy or your personal data, please contact:
Wildwood Escape (Hannes JPGRT)
Kalliorakka 4 as 1, 99130 Sirkka, Finland
Email: dsgvo@wildwood-escape.com
As of: 5 June 2026 · Wildwood Escape · Levi, Finland
Datenschutzerklärung
Stand: April 2026
Wir, Wildwood Escape, nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir bei der Nutzung unserer Website oder bei der Buchung unserer Hütte in Levi, Finnland, erheben, warum wir sie verarbeiten und welche Rechte Sie nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem anwendbaren finnischen Datenschutzrecht haben.
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist:
Wildwood Escape (Hannes JPGRT)
Kalliorakka 4 as 1
99130 Sirkka, Finnland
E-Mail: dsgvo@wildwood-escape.com
Buchungsanfragen: booking@wildwood-escape.com
Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten bestellt. Für alle datenschutzrechtlichen Anliegen wenden Sie sich bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse.
2. Geltungsbereich
Diese Datenschutzerklärung gilt für personenbezogene Daten, die wir verarbeiten, wenn Sie unsere Website besuchen, eine Buchungsanfrage stellen, mit uns kommunizieren, in unserer Hütte übernachten oder verwandte Dienstleistungen nutzen. Sie gilt nicht für Websites oder Dienste Dritter, die von unserer Seite verlinkt sind.
3. Datenkategorien, Zwecke & Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO vorliegt:
3.1 Buchungsanfragen & Mietvertrag
- Daten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (falls angegeben), Reisedaten, Anzahl Gäste/Haustiere, Nachrichten, Buchungs- und Zahlungsdetails.
- Zweck: Bearbeitung von Anfragen, Erstellung von Angeboten, Abschluss und Durchführung des Mietvertrags, Rechnungsstellung, Kundenkommunikation.
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag / vorvertragliche Maßnahmen) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Buchungsverwaltung).
3.2 Identitätsprüfung (nur Erstgäste, falls angefordert)
- Daten: Kopie eines gültigen Lichtbildausweises (Reisepass, Personalausweis oder Führerschein) des Hauptmieters.
- Zweck: Überprüfung der Identität des Vertragspartners vor Übergabe des Zugangs zur Unterkunft.
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Schutz des Eigentums und an der Verhinderung von Missbrauch). Gegebenenfalls auch Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
3.3 Zugangscodes & aufenthaltsbezogene Kommunikation
- Daten: Kontaktdaten und, falls Sie WhatsApp wählen, Ihre Telefonnummer und Nachrichteninhalte.
- Zweck: Versand von Check-in-Informationen, Zugangscodes und praktischen Informationen vor und während Ihres Aufenthalts.
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Mietvertrags).
3.4 Videoüberwachung im Außenbereich
- Daten: Videoaufzeichnungen ausschließlich von Außenbereichen (Eingang, Parkplatz, unmittelbare Umgebung). Innenbereiche werden nicht überwacht.
- Zweck: Schutz des Eigentums, der Gäste und der Nachbarn; Dokumentation von Vorfällen wie Schäden oder Diebstahl.
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit des Eigentums). Vor Ort sind Hinweisschilder angebracht.
3.5 Website-Analyse
- Daten: Nutzungsdaten wie besuchte Seiten, ungefähre Standortdaten (Land/Region), Geräte-/Browserinformationen, Referrer und eine anonymisierte oder pseudonymisierte Online-Kennung durch Cookies oder ähnliche Technologien.
- Dienstleister: Google Analytics (Google Ireland Limited / Google LLC, USA).
- Zweck: Verständnis der Website-Nutzung zur Verbesserung von Inhalten und Benutzerfreundlichkeit.
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Website-Analyse). Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen (siehe Abschnitt 8).
3.6 Rechtliche Verpflichtungen & Durchsetzung von Ansprüchen
- Daten: Buchungs-, Zahlungs-, Kommunikations- und vorfallsbezogene Daten, soweit erforderlich.
- Zweck: Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (z. B. Steuer/Buchhaltung) und Geltendmachung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche (z. B. Schäden, Kautionseinbehalte).
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).
4. Empfänger & Auftragsverarbeiter
Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies erforderlich ist:
- E-Mail- & Hosting-Anbieter – für den Betrieb unserer Website und E-Mail-Kommunikation.
- WhatsApp / Meta Platforms Ireland Ltd. – nur wenn Sie Zugangscodes oder Nachrichten per WhatsApp erhalten möchten. Meta kann Daten in Ländern außerhalb der EU/EWR verarbeiten.
- Google Analytics (Google) – zur Analyse der Website-Nutzung. Google kann Daten in den USA unter anwendbaren Übermittlungsschutzmaßnahmen verarbeiten.
- Banken / Zahlungsdienstleister – zur Zahlungsabwicklung (wir erhalten Zahlungsbestätigungen; wir speichern keine vollständigen Kartendaten auf unseren Systemen).
- Reinigungs- oder Wartungspartner – nur soweit erforderlich zur Vorbereitung der Hütte oder zur Behebung eines Problems während Ihres Aufenthalts (beschränkt auf das Notwendige).
- Behörden – wenn wir gesetzlich zur Offenlegung verpflichtet sind.
Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht. Auftragsverarbeiter handeln nach unseren Weisungen und sind, soweit gesetzlich erforderlich, durch Auftragsverarbeitungsverträge gebunden.
5. Übermittlungen in Länder außerhalb der EU/EWR
Einige Empfänger (insbesondere Google und Meta/WhatsApp) können Daten in den Vereinigten Staaten oder anderen Ländern außerhalb der EU/EWR verarbeiten. Soweit erforderlich, basieren solche Übermittlungen auf geeigneten Garantien gemäß DSGVO Kapitel V, wie den EU-Standardvertragsklauseln und/oder dem EU-US Data Privacy Framework, soweit anwendbar.
Weitere Informationen zu den für internationale Übermittlungen verwendeten Garantien erhalten Sie unter dsgvo@wildwood-escape.com.
6. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist:
- Buchungs- & Vertragsdaten: für die Dauer des Vertragsverhältnisses und danach bis zu 6 Jahre, sofern nicht eine längere Aufbewahrung nach finnischem Steuer- oder Buchhaltungsrecht erforderlich ist.
- Ausweiskopien: gelöscht innerhalb von 30 Tagen nach Check-out, sofern nicht zur Dokumentation eines konkreten Vorfalls erforderlich.
- Videoaufzeichnungen: automatisch gelöscht 48 Stunden nach Check-out, sofern nicht zur Dokumentation oder Verfolgung eines konkreten Vorfalls (Schaden, Diebstahl, Streitigkeit) erforderlich.
- Analysedaten: von Google gemäß dessen Einstellungen gespeichert; wir verwenden Standard-Aufbewahrungsfristen in Google Analytics.
- Ansprüche & Streitigkeiten: Daten können länger aufbewahrt werden, soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche erforderlich ist.
Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
7. Cookies & ähnliche Technologien
Unsere Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien. Notwendige Cookies sind für grundlegende Website-Funktionen erforderlich. Analyse-Cookies werden von Google Analytics gesetzt, um die Website-Nutzung zu messen (siehe Abschnitt 3.5).
Sie können Cookies über Ihre Browser-Einstellungen verhindern oder einschränken. Sie können Google Analytics auch über das Browser-Add-on von Google deaktivieren: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout. Bitte beachten Sie, dass das Deaktivieren von Cookies bestimmte Website-Funktionen einschränken kann.
8. Ihre Rechte
Nach der DSGVO haben Sie folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:
- Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruchsrecht gegen Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO), einschließlich Profiling und Direktwerbung, soweit anwendbar
- Recht auf Widerruf einer Einwilligung jederzeit, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, ohne die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf zu beeinträchtigen
Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter dsgvo@wildwood-escape.com. Wir antworten innerhalb eines Monats, sofern keine gesetzlich zulässige Verlängerung vorliegt.
Sie haben außerdem das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes. In Finnland ist die zuständige Behörde:
Datenschutzbeauftragter (Tietosuojavaltuutetun toimisto)
Website: tietosuoja.fi
9. Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Sie sind gesetzlich nicht verpflichtet, personenbezogene Daten bereitzustellen. Wenn Sie jedoch die für eine Buchung oder einen Aufenthalt erforderlichen Daten nicht angeben (z. B. Kontaktdaten, angeforderte Ausweiskopie), können wir Ihre Anfrage möglicherweise nicht bearbeiten, Ihre Buchung nicht bestätigen oder keinen Zugang zur Hütte gewähren.
10. Automatisierte Entscheidungsfindung
Wir verwenden keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling, das rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.
11. Sicherheit
Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen, entsprechend der Art der Daten und der damit verbundenen Risiken.
12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Es gilt die zum Zeitpunkt Ihrer Buchung oder Ihres Besuchs auf unserer Website veröffentlichte Fassung. Wesentliche Änderungen werden, wo angemessen, mitgeteilt.
13. Kontakt
Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder Ihren personenbezogenen Daten wenden Sie sich bitte an:
Wildwood Escape (Hannes JPGRT)
Kalliorakka 4 as 1, 99130 Sirkka, Finnland
E-Mail: dsgvo@wildwood-escape.com
Stand: 5. Juni 2026 · Wildwood Escape · Levi, Finnland